Em operações corporativas, aprovações ficam distribuídas em diferentes sistemas. Isso cria um desafio recorrente, o usuário que aprova precisa “lembrar” onde estão as pendências, alternar entre múltiplos acessos e interfaces, e muitas vezes descobre atrasos apenas quando o processo já impactou prazo ou operação.
Isso pode gerar:
- Atrasos e filas: aprovações se perdem no processo;
- Experiência fragmentada: cada sistema tem navegação, autenticação e lógica própria;
- Problemas de governança: difícil padronizar priorização, registrar acompanhamento e controlar o ciclo de aprovação como processo.
Objetivos do projeto
Criar um ponto único de gestão para aprovações pendentes, com foco em:
- Centralizar a visão das pendências independente do sistema de origem;
- Reduzir atrito para o aprovador com menos trocas de sistema;
- Aumentar controle e rastreabilidade do fluxo de aprovações (padronização e governança).
Solução
- Power Apps como interface principal do Hub;
- Listas SharePoint como repositório de controle/índice das pendências (metadados, status, links e contexto);
- Power Automate para automações de ingestão/atualização:
- captura/atualiza pendências a partir de fontes definidas,
- mantém status e timestamps,
- dispara notificações e rotinas de atualização conforme regras do processo.
- Ponto importante: como o objetivo é centralização e controle, a arquitetura favorece um “índice de tarefas” consistente, com rastreabilidade e facilidade de manutenção.
Como o objetivo é centralização e controle, a arquitetura favorece um “índice de tarefas” consistente, com rastreabilidade e facilidade de manutenção.
Resultados esperados
- Experiência do aprovador mais simples: menos alternância entre sistemas e mais clareza do que está pendente;
- Menos atraso por “esquecimento” ou baixa visibilidade, porque o backlog fica explícito;
- Mais previsibilidade operacional, com um ponto central para acompanhar pendências;
- Governança mais forte, com padronização do acompanhamento e maior rastreabilidade do processo.
Indicadores que fazem sentido acompanhar
Métricas de acompanhamento pós-implantação:
- tempo médio entre “pendência criada” até a “aprovação executada”;
- volume de pendências por faixa de tempo;
- principais origens com maior backlog;
- taxa de pendências vencidas/expiradas;
- adoção: usuários ativos no Hub e frequência de uso.
Esses sistemas elevam o nível da operação, deixando processos mais claros, mais controláveis e, principalmente, mais fáceis de escalar sem gerar dependência do trabalho manual ou improviso. Se você quer que automação, low-code e IA também apoiem a transformação digital da sua empresa, clique aqui e vamos agendar uma conversa.