Saber como identificar processos para automatizar é uma dúvida comum em empresas que percebem suas equipes gastando horas com correções, conferências e tarefas que precisam ser refeitas.
A recorrência do retrabalho pode indicar uma oportunidade de automação, mas essa decisão também precisa considerar as causas do problema, o volume de tarefas, as regras do processo e o retorno esperado.
Ao longo deste artigo, você vai conhecer os critérios que ajudam a avaliar quais retrabalhos devem ser priorizados e como preparar a operação para automatizá-los.
O que pode ser considerado retrabalho em um processo
O retrabalho acontece quando uma atividade precisa ser repetida, corrigida ou complementada porque a primeira execução não produziu o resultado esperado. Além do tempo dedicado à correção, ele pode atrasar outras etapas, gerar inconsistências e ocupar profissionais com tarefas que poderiam ser conduzidas de uma forma mais eficiente.
Na rotina de uma empresa, o retrabalho pode aparecer em situações como:
- Corrigir dados inseridos incorretamente;
- Conferir a mesma informação em diferentes sistemas;
- Refazer documentos por falta de dados obrigatórios;
- Atualizar manualmente planilhas com informações já cadastradas;
- Reabrir solicitações encaminhadas para a pessoa errada;
- Repetir validações durante o mesmo processo;
- Ajustar relatórios criados a partir de bases desatualizadas.
Essas ocorrências mostram onde a operação está perdendo tempo, mas ainda não explicam por que isso está acontecendo. Por isso, antes de pensar na tecnologia, é preciso localizar a origem do problema.
Antes de automatizar, entenda a causa do retrabalho
Um processo pode precisar ser refeito porque os dados chegam incompletos, as responsabilidades não estão bem definidas ou as etapas foram organizadas de uma forma pouco eficiente. Também pode haver duplicidade de controles, excesso de aprovações ou dificuldade para acessar informações espalhadas por diferentes ferramentas.
Automatizar um fluxo nessas condições pode fazer com que os mesmos erros sejam executados em maior velocidade e escala. Por isso, o primeiro passo é mapear o processo de negócio e entender como o trabalho acontece atualmente.
Algumas perguntas ajudam a direcionar esse levantamento:
- Em qual etapa o retrabalho começa?
- Por que a tarefa precisa ser refeita?
- Quais informações costumam faltar?
- Quantas pessoas e sistemas participam do fluxo?
- Existem controles paralelos em planilhas ou e-mails?
- O problema está na execução, nas regras ou na origem dos dados?
Com as causas identificadas, a empresa consegue separar falhas que podem ser resolvidas com uma mudança no processo daquelas que apresentam uma boa oportunidade de automação.
Como identificar processos para automatizar
Os melhores candidatos costumam reunir tarefas recorrentes, regras identificáveis e um impacto que pode ser medido. A análise precisa considerar o processo como um todo, porque uma atividade simples pode estar conectada a várias pessoas, sistemas e decisões. Veja um passo a passo para fazer essa identificação:
1. Avalie a frequência e o volume
Uma correção que leva poucos minutos pode parecer pouco relevante quando analisada separadamente. Se ela acontece centenas de vezes por mês, porém, o tempo acumulado começa a afetar a capacidade da equipe e os prazos da operação.
Para dimensionar esse impacto, registre quantas ocorrências acontecem por dia ou por mês, quanto tempo cada uma leva e se o volume apresenta picos em determinados períodos. Esses dados ajudam a substituir percepções gerais por uma estimativa mais próxima da rotina.
2. Calcule o tempo e o custo envolvidos
O custo do retrabalho inclui as horas dedicadas à correção e os efeitos provocados nas etapas seguintes. Uma informação cadastrada de forma incorreta pode interromper uma cobrança, atrasar uma entrega ou exigir a participação de diferentes profissionais até que o problema seja resolvido.
A análise pode considerar:
- Tempo médio gasto em cada ocorrência;
- Número de pessoas envolvidas;
- Custo das horas dedicadas à correção;
- Atrasos gerados em outras atividades;
- Demandas que deixam de ser atendidas;
- Impacto sobre clientes, fornecedores ou outras áreas.
Quanto maior for o custo acumulado, maior tende a ser o potencial de retorno da automação.
3. Verifique se o processo possui regras definidas
Atividades baseadas em critérios objetivos e etapas previsíveis costumam apresentar uma boa aderência à automação. Se a equipe consegue descrever o que deve ser feito, quais dados são obrigatórios e como cada situação deve ser tratada, essas instruções podem orientar a configuração da solução.
Quando o processo depende de interpretação, documentos variados ou informações escritas em linguagem aberta, ainda pode haver espaço para automatizar parte do fluxo. Nesse cenário, a empresa deverá avaliar se recursos de inteligência artificial podem apoiar a análise e em quais momentos uma pessoa continuará responsável pela decisão.
4. Observe os erros e os riscos envolvidos
O volume não deve ser o único critério de priorização. Algumas tarefas acontecem poucas vezes, mas podem gerar consequências relevantes quando são executadas incorretamente, principalmente em processos financeiros, fiscais, regulatórios ou relacionados à proteção de dados.
Erros em pagamentos, cadastros, prazos e documentos podem provocar perdas financeiras, descumprimento de regras e desgaste no relacionamento com clientes ou fornecedores. Quando a automação permite aplicar validações, registrar as ações e interromper o fluxo diante de uma inconsistência, ela também contribui para ampliar o controle sobre a operação.
5. Analise os dados e os sistemas utilizados
A empresa precisa verificar onde as informações estão armazenadas, em quais formatos elas chegam e como circulam durante o processo. Dados estruturados em formulários, planilhas ou campos de sistemas tendem a ser tratados com maior facilidade do que informações distribuídas em mensagens, imagens e documentos com formatos muito diferentes.
Também é necessário entender se os sistemas possuem APIs, conectores ou outras possibilidades de integração. Quando essa comunicação direta não está disponível, a RPA pode executar ações pela interface dos programas, como consultar registros, preencher campos e transferir dados. A escolha depende das condições encontradas em cada etapa.
6. Mapeie as exceções
Quase todo processo apresenta situações que fogem do caminho padrão. A questão é descobrir com que frequência elas acontecem e quanto esforço exigem para serem tratadas.
Se a maior parte das ocorrências segue as mesmas regras, a automação pode cuidar do fluxo principal e direcionar os casos diferentes para análise humana. Quando cada solicitação exige uma sequência própria, o desenvolvimento e a manutenção da solução podem se tornar mais complexos. Conhecer as exceções permite definir limites e manter as pessoas nas decisões que precisam de avaliação.
Como priorizar as oportunidades de automação
Depois de identificar os retrabalhos, a empresa pode compará-los a partir de dois eixos: o impacto provocado na operação e a viabilidade de automatizar o processo.
| Impacto para a operação | Viabilidade da automação |
| Frequência do retrabalho | Regras bem definidas |
| Tempo atualmente consumido | Dados disponíveis em formato digital |
| Custo das correções | Estabilidade do processo |
| Risco de erros | Possibilidade de integração |
| Pessoas e áreas afetadas | Quantidade de exceções |
Os processos que combinam impacto relevante e boa viabilidade técnica costumam ser pontos de partida mais seguros. Essa priorização evita que o investimento seja direcionado apenas para a tarefa que gera mais reclamações, mesmo quando outra atividade oferece um retorno maior e pode ser automatizada com menor esforço.
Quais retrabalhos costumam apresentar potencial de automação?
Embora a avaliação dependa das características de cada operação, alguns retrabalhos aparecem com frequência em diferentes áreas das empresas. Entre eles estão a transferência de informações entre planilhas e sistemas, a conferência de cadastros, a identificação de campos ausentes, as conciliações financeiras e o envio de solicitações para aprovação.
A automação de contas a pagar é um exemplo. Uma solução pode conferir informações obrigatórias, identificar duplicidades, encaminhar documentos para aprovação e registrar dados no ERP. Com as regras aplicadas ao longo do fluxo, a equipe passa a atuar principalmente nas divergências e situações que exigem avaliação.
Outras oportunidades podem ser encontradas em TI, RH e operações, especialmente em atividades que envolvem cadastros, atualizações, notificações e relatórios recorrentes.
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O que acontece depois que o processo é escolhido?
A identificação da oportunidade dá início a um trabalho que envolve análise, planejamento e acompanhamento. A equipe responsável precisa detalhar o fluxo, definir o resultado esperado e escolher uma tecnologia compatível com os sistemas, os dados e as regras da operação.
Na iem, um projeto de automação pode envolver:
- Identificação e análise do processo;
- Seleção da tecnologia;
- Modelagem do fluxo automatizado;
- Desenvolvimento e configuração;
- Testes e validação;
- Implantação e monitoramento;
- Manutenção e otimização contínua.
Essa análise pode indicar o uso de RPA, integrações, plataformas low-code, agentes de IA ou uma combinação entre diferentes recursos. Para aprofundar essa escolha, confira também quando usar RPA, low-code ou agentes de IA.
Quais retrabalhos devem ser automatizados primeiro?
Os retrabalhos mais indicados para automação são aqueles que acontecem com frequência, consomem uma quantidade relevante de tempo, seguem regras identificáveis e geram impactos que podem ser acompanhados. A qualidade dos dados, a estabilidade do fluxo e a quantidade de exceções também influenciam a viabilidade da solução.
Sua equipe ainda dedica muitas horas a correções, conferências e tarefas que precisam ser refeitas? A iem analisa a operação, identifica as oportunidades de automação e desenvolve soluções conectadas às necessidades de cada processo. Fale com a nossa equipe.
Perguntas frequentes sobre automação de retrabalhos
Todo processo repetitivo pode ser automatizado?
A repetição é um dos critérios avaliados, mas também é preciso considerar as regras, os dados disponíveis, a estabilidade do fluxo, as exceções e o impacto de possíveis erros. Em alguns casos, reorganizar o processo pode resolver parte do problema antes da automação.
Como saber se a automação terá retorno?
A estimativa pode considerar as horas economizadas, a redução de erros, os custos evitados e o aumento da capacidade operacional. Esses indicadores devem ser definidos antes da implantação e acompanhados após o início da automação.
Qual tecnologia pode ser usada para automatizar retrabalhos?
A solução pode envolver RPA, integrações entre sistemas, aplicações low-code ou inteligência artificial. A escolha depende do tipo de tarefa, da necessidade de interpretação, dos sistemas utilizados e do nível de participação humana exigido.
A automação precisa de acompanhamento depois da implantação?
Sim. Mudanças em sistemas, regras e formatos de dados podem afetar o funcionamento do fluxo. Por isso, monitoramento, suporte e otimização fazem parte do ciclo de uma automação e ajudam a preservar seu desempenho ao longo do tempo.